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Aktuell

Vor dem Richter nach einem Mailversand? Kaum, aber möglich wärs. Ein Fallbeispiel zeigt, wie man sicher keine Mails an mehrere Personen versenden sollte.

 

 

Die E-Mail-Grund-Grundtips

Fragen? Anregungen? Veraltete Links melden? - E-Mail oder Tipp via Kontaktformular genügt. Ich bin dankbar für jeden Hinweis, der diese beliebte Seite verbessert! Hier gehts zur E-Mail-FAQ! Diese Seite wurde im April 2002 von Focus online und CASH empfohlen - thanks!


Diese Seite kann nach Stichworten durchsucht werden (für Suche über die gesamte Website jacomet.ch bitte diese Suchmaske benützen):


Einige Grundregeln » Direkt zu "Schritt für Schritt"

Basics:

  • Keine Virenwarnungen, Unterschriftensammlungen und Kettenbriefe weiterleiten
  • Adressen bei Versänden an mehrere Leute verbergen (Zeile BCC - hier stehts wie's geht!)
  • Keine unnötigen Attachments verschicken; Fotos verkleinern
  • Details dazu weiter unten
   
Keine überflüssigen und vor allem keine übergrossen Attachments verschicken: Ihre Leitung ist zwar vielleicht schnell - diejenige der Empfängerin muss es nicht unbedingt sein. Machen Sie sich unbedingt mit Komprimierungssoftware (WinZip usw.) vertraut, wenn Sie oft Attachments verschicken. Achtung: Niemals Attachments über ca. 500 KB versenden (vor allem nicht an mehrere Empfänger), ausser der Empfänger ist ausdrücklich damit einverstanden. Siehe auch Artikel in diesem PDF - alt, aber immer noch aktuell. Rufen Sie nicht zur Verbreitung solcher Mails auf (oft wollen besonders findige Köpfe so ihre "Top-Party" promoten). Leuten, die oft unterwegs sind und langsame Verbindungen haben, verstopfen Sie so die Mailbox und sorgen für massiven Ärger und hohe Verbindungskosten. Meistens können Inhalte auf einer Website untergebracht werden - wieso also attachen?
   
E-Mails vor dem Absenden nochmals lesen; wütend in die Tasten gehämmerte Worte nochmals überdenken, ggf. am nächsten Morgen korrigieren und erst dann versenden.
   
Ein klares Betreff zeigt der Empfängerin / dem Empfänger, worum es im Mail geht und ob er / sie es sofort öffnen und beantworten muss.
   
Eröffnen Sie ein Zusatzkonto bei einem Gratisanbieter (GMX, web.de, Yahoo, usw. - aber wegen schlechtem Angebot lieber nicht Hotmail) und hinterlassen Sie diese (und nicht Ihre "richtige") Adresse bei kommerziellen Angeboten. So werden Sie nicht von unerwünschten Werbemails üebrschwemmt und bekommen allfällige wichtige Meldungen dennoch, wenn Sie dieses "Schrott-/Müll-Mail-Konto" einmal im Monat kurz checken.
  
 Keine ungefragten Massenversände machen, auch wenn es verlockend ist, Mailinglisten aus erhaltenen Mails für die Ankündigung seines neuesten Projektes zu verwenden - in den meisten Fällen nervt man damit bloss (besonders Leute, die man nicht kennt)!
   
  Damit im Zusammenhang: Mails an mehrere Leute immer an sich selbst adressieren und die anderen Adressen in die Zeile "BCC" (NICHT "CC") einfüllen, so werden Sie verbrogen. Hier steht wies geht! Niemand interessiert es in der Regel, wieviele Leute Sie kennen - zudem werden solche Listen von schwarzen Internetschafen oft für unerwünschte Versände ("Spam") missbraucht, für die Sie dann letztlich die Verantwortung tragen. Siehe auch Artikel in diesem PDF oder hier, hier, hier und hier. Wenn Sie die Zeile BCC nicht finden (jedes Mailprogramm hat eine!), verschicken Sie jedes Mail einzeln.
   
 Schreiben Sie in einem Mail nur, was Sie auch auf einer Postkarte schreiben würden: Keine Kreditkartennummern, keine geheimen Infos, keine Intimitäten, Anzüglichkeiten und dergleichen - oder wenn, dann nur, wenn es ihnen egal ist, dass es womöglich die ganze Welt erfährt. Bedenken Sie, dass E-Mails hundertfach weitergeleitet werden können und seit 2002 in der Schweiz systematisch gespeichert werden.
   
  Nie Attachments aus unbekannten Quellen öffnen (vor allem keine mit den Endungen DOC, XLS, VBS, JPG.VBS, EXE, PIF oder SCR): Virengefahr!
   
 Keine "lustigen Spielchen" oder Bildschirmfigürchen als Attachment versenden - nicht alle haben den selben Humor, und solche Programme beinhalten oft Viren.
   
 Keine Formatierungen (fett, Schriftarten, Farben) oder "Briefpapier-Hintergründe" - die kommen im Normalfall nicht an oder nerven den Empfänger, weil die Darstellung auf seinem System unschön ist. Bedenken Sie immer: Es gibt zig Computersysteme (Mac, Windows, Unix...) mit zig verschiedenen Versionen. Und auf allen sieht alles immer anders aus - leider.
   
 

Keine "Hoaxes" weiterleiten; dies sind unwahre Meldungen, die meistens

  • entweder an Gefühle appellieren und an mehrere Leute weitergeleitet werden sollen
  • oder vor angeblich gefährlichen Viren warnen bzw. dazu auffordern, Dateien auf der Festplatte zu löschen, die infinziert sind.
  • Bei beiden gilt: Alles Käse - the message is the virus. Löschen Sie weder jdbgmgr.exe noch sulfnbk.exe noch andere Dateien - Sie schädigen damit Ihr höchstens System, die Dateien gehören zu Windows und sind nicht gefährlich!

Mögliche Inhalte: "Achtung gefährlicher Virus im Umlauf" / "Freiheitskämpfer in Afghanistan unterstützen, unterschreiben Sie das Mail und leiten Sie es an möglichst viele Leute weiter." / "Microsoft hat einen gefährlichen Virus gemeldet, er ist sehr gefährlich, mailen Sie dies an alle weiter, die sie kennen!" / "Nokia verschenkt Handys" / "Organspender der Blutgruppe AB gesucht" / "Save the brazilian Rainforest" / "Löschen Sie die Datei XY von ihrer Harddisk, sie ist infiziert" / "Diese süssen Hunde müssen getötet werden, wenn sie niemand aufnimmt".

Nach dem 11. September 2001 gab es eine Welle von Kettenmails, sie sich rasend schnell verbreitet hat. Auch im Vorfeld des Irak-Kriegs Anfang 2003 verbreiteten sich wiederum rasend schnell die altbekannten Unterschriftensammlungen.

Diese Mails sind leider allesamt erstunken und erlogen und haben zumeist den einzigen Zweck, Mail-Adressen für Werbung zu sammlen. Auch wenn Sie wahr tönen: Niemals weiterleiten (vor allem nicht mit offen sichtbaren Adressen!), umgehend löschen und den Absender darauf aufmerksam machen, dass allzuviel Gutmütigkeit im Netz fehl am Platz ist - auch wenn Sie sich mit den Zielen oder dargestellte Ideologien identifizieren können (Spenden an einschlägige Organisationen bringen mehr, ob Sie nun Greenpeace, den WWF, die GSoA oder aber die AUNS und Konsorten unterstützen möchten).

Traurig, aber wahr: Leider fallen oft auch Leute auf diesen Mist hinein, denen man an sich mehr Feingefühl oder Wissen zugetraut hätte - zum Beispiel an Universitäten. Umso wichtiger, dass Sie sie höflich auf diese Tatsachen aufmerksam machen, ansonsten treiben sie weiter ihr Unwesen. Senden Sie ihnen den Link http://mailtipps.ahja.ch (Kurzadresse dieser Seite) per E-Mail.

Mehr zu diesen unangenehmen Auswüchsen im Internet, den Hoaxes / Spams, auf den folgenden Websites:

   
 

Senden Sie (auch wenn Sie abergläubig sind) keine Mails und SMS weiter, die Ihnen Pech androhen, wenn Sie es nicht "an mindestens 5 Leute weitermailen" und Ihnen weismachen wollen, dass sich die Person, die Sie liebt, sich innert 5 Tagen meldet. Löschen Sie Kettenbrief-Unterschriftensammlungen, auch wenn Ihnen der Zweck unterstützungswürdig erscheint: Solche Sammlungen kommen nie beim Adressaten an und werden diesen (da sie leicht fälschbar sind) auch keinesfalls beeindrucken. Die meisten dieser Mails mögen Sie zwar vielleicht nett dünken, andere - auch nahe Verwandte oder Freundinnen - aber TIERISCH nerven! (Siehe dazu auch die obige Linkliste, vor allem Break the chain)

Zitat aus dem Hoax-Newsletter: "Kettenbriefe sind kein adäquates Medium zur Kommunikation seriöser Anliegen. Kettenbriefe ändern nichts. Niemand, der etwas ändern könnte, nimmt Kettenbriefe ernst oder auch nur zur Kenntnis."

   
  Andere Seiten zum Thema "Die E-Mail-Sünden": Goldmail, Yahoo-Links / Allgemein rund ums Mailen: Sehr gute Zusammenfassung in Stefan Buchers Internet-Tutorial

 


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E-Mail Schritt für Schritt

Allgemeines

Elektronische Briefe sind an sich nichts anderes als Post, die nicht in einem realen Briefkasten landet, sondern von einem Computer zum anderen verschickt wird. Wie im Kurs beschrieben, suchen sich die Datenpakete den Weg via Internet zum Mail-Server - einer Art Verteilzentrum, dem Deine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Wenn Du daheim oder an der Uni Deinen Briefkasten leeren willst, startest Du zuerst die Verbindung zum Internet. Sobald Du das Programm zum Abruf der Mails gestartet und eventuell ein Passwort (der  Briefkastenschlüssel) eingeben hast, tröpfeln die Nachrichten durch die Leitung in Deinen Briefksten. Das Programm listet alle empfangen Nachrichten nach Datum auf, wobei man meist auch andere Ordnungsarten einstellen kann. Bei den meisten Programmen ist im Hauptmodus eine Liste sichtbar, wo lediglich Datum, Absender und Thema ersichtlich sind. Wenn Du je nach Programm 1x oder 2x auf eine Nachricht in dieser Liste klickst, erscheint der komplette Text in einem anderen Fenster. Man kann die Nachricht nun in zuvor angelegte Ordner ablegen, die Nachricht beantworten oder an eine andere Person (mit oder ohne Kommentar) weiterleiten. Ob man die Nachricht nach Australien oder an den Nachbar sendet, hat keinen Einfluss auf die Kosten oder die Übertragungsgeschwindigkeit. Leere Deinen Briefkasten möglichst oft, mindestens alle zwei Tage.

Programme für E-Mail gibt es wie Sand am Meer. Das bekannteste ist ausgerechnet Outlook - das einen eher schlechten Ruf hat. Benützen Sie stattdessen Thunderbird!

Für den Abruf von Gratis-Web-Maildiensten wie GMX oder Yahoo ist natürlich bloss ein normaler Internetbrowser nötig, kein Mailprogramm - dafür muss man ständig online sein, um Mails lesen zu können. Tip: Text offline im Word schreiben, dann online gehen und Text ins zu verschickende Mail hinüberkopieren.  


Feineinstellungen

In jedem Mailprogramm müssen einige Zeilen konfiguriert werden, damit man Nachrichten empfangen und verschicken kann. Wenn in öffentlichen Computerräumen (u.a. an der Uni) angezeigt wird, dass man keine Mails (aus einer Website beispielsweise) versenden kann, dann muss man rasch in die Optionen (Edit / Preferences bzw. Bearbeiten / Einstellungen bzw. Extras / Internetoptionen) wechseln und den SMTP einstellen (jenen Server, über den die Mails versandt werden). Die Zeilen Mail Server User Name und Incoming Mailserver braucht man nur bei sich zu Hause auszufüllen - gemäss den Angaben des Providers:

Mail-Einstellungen 1 

Dazu muss man bei sich daheim auch die "persönlichen Angaben" einfüllen sowie eine korrekte Rückantwortadresse.

Beachten Sie, dass Sie unter keinen Umständen Umlaute oder Accents verwenden - auch bei Ihrem Namen nicht. Wenn Sie also Hänni heissen, schreiben Sie Haenni - wenn Sie Noëmi heissen, schreiben Sie Noemi, auch wenn Ihnen das nicht gefällt. Ansonsten heissen Sie beim Empfänger plötzlich =?iso-8859-1?Q?No=EBmi?? (Noëmi) oder ?iso-8859-1?Q?H=E4nni?= (Hänni).

Unter "Siganture File" kann zudem eine Textdatei angegeben werden, die unter jedes Mail automatisch angehängt wird - z.B. Adresse und Telefonnummer:  

Mail-Einstellungen 2

Die Option "Always Attach Card" sollten Sie deaktivieren - sonst erhalten alle Mailempfänger ständig neue Attachments namens vcard.vcf oder meinname.vcf, die mit der Zeit den Attachment-Ordner vollmüllen. Diese Option haben viele Mailprogramme, sie heisst nur oft anders.


Mails empfangen und versenden

Nun kann es losgehen! Nach dem Start des Mailprogramms (hier: Netscape 4) muss man meistens zuerst das Passwort eingeben; das Programm nimmt Kontakt mit dem Server auf und lädt die neuen Nachrichten herunter. Nun erscheint die Mailbox mit allen Nachrichten im Briefkasten:

Mailbox 

Vorhandene Mails (neue fett, gelesene normale Schrift) können Sie im oberen Fenster 1x anklicken; deren Inhalt erscheint sogleich im unteren Fenster. Mit einem Klick auf die entsprechenden Symbole in der Symbolleitse kann man nun z.B.  

  • eine Nachricht beantworten (Symbol REPLY: eine neue Nachricht, adressiert an den Absender des Originals, öffnet sich; der Ursprungstext bleibt bestehen, man kann die wichtigen Teile stehen lassen und sich direkt auf diese beziehen)
  • eine Nachricht weiterleiten (Symbol FORWARD: Vorgehen wie oben, nur müssen Sie selbst eine neue E-Mail-EmpfängerInnenadresse eintippen)

Falls Sie selbst ein Mail schreiben wollen, öffnen Sie eine neue Nachricht (Symbol NEW MSG). Geben Sie in den dafür vorgesehenen Zeilen mindestens Empfänger (E-Mail-Adresse) und einen aussagekräftigen Titel ("Subject") der Botschaft ein.

Verwenden Sie in dieser Zeile niemals Umlaute und Sonderzeichen (üöäüéèà) - dies führt oft zu einem Sonderzeichensalat beim Empfänger, siehe auch hier.

Im grossen Feld darunter kann man nun den Text eintippen: 

Neues Mail verfassen 

Wenn man (nur hier im Beispiel Netscape) auf das Feld "To:" klickt, erscheint eine Liste weiterer Optionen für die EmpfängerInnen: 

Mail-Versandoptionen 

Wenn Sie  "cc" ("Carbon Copy") wählen, können Sie dort eine weitere E-Mail-Adresse eingeben; dieser Empfänger wird Kopie der Botschaft erhalten, aber zugleich sehen alle Empfänger, wer alles eine Kopie bekommen hat. To: und Cc: nur bei Versand an wenige (einander bekannte) Personen benützen.

"Bcc" ist eine Blindkopie; der Hauptempfänger ("to") sieht nicht, dass noch andere eine Kopie bekommen haben. Der Empfänger der Blindkopie sieht aber, dass die Botschaft an sich an jemand anderes ging! Diese Möglichkeit beim Versand an mehrere Personen unbedingt verwenden. Auf die anderen Möglichkeiten (Versand an eine Gruppe usw.) wird hier nicht eingegangen.

Verwenden Sie die Optionen fett, kursiv usw. nicht und ändern Sie auch die Schriftart nicht (Erklärung siehe Mail-FAQ).



Falls neue Mitteilungen eintreffen, während man online ist, gelangen die Messages in der Regel automatisch in den  Briefkasten. Gewisse Programme machen mit einem akustischen und/oder optischen Signal darauf aufmerksam. Man kann mit einem Klick auf das entsprechende Symbol (GET MSG) jedoch auch manuell nachschauen, ob in der Zwischenzeit jemand geschrieben hat. 


Datenschutz beachten - Adressen verstecken

Wichtig: Wenn Sie Mails an mehrere Leute schicken, verstecken Sie immer die Adressen in der BCC-Zeile. Machen Sie niemals Versände an mehrere Leute mit der Zeile TO oder CC, auch wenn es nur ein Mail an 10 Leute ist.

Solche offenen Maillisten werden oft für unerwünschte Werbung (Spam) missbraucht und sind daher aus Sicht des Daten- und Konsumentenschutzes sehr bedenklich. Zudem "helfen" Sie so mit, Viren zu verbreiten und machen sich womöglich sogar strafbar (detaillierte Erklärung dazu hier). Es kam schon vor, dass sich Viren unter einer fremden (weil sichtbar verschickten) Mailadresse von einem völlig anderen PC aus weiterverschickten, was den Inhaber dieser Adresse natürlich verärgert hat. Schadenersatzklagen könnten die Folge sein, wenn sich herausstellt, dass Sie schuld sind.

Die "saubere" Version ist ganz einfach: Adressieren Sie das Mail einfach an sich selbst und verwenden Sie die Zeile BCC. Siehe auch Artikel in diesem PDF oder hier, hier, hier und hier.

Die wichtigsten Zitate daraus: "Bei mehreren Adressaten, die sich nicht gegenseitig kennen, auf jeden Fall die Adressen ins BCC-Feld schreiben. Nicht jeder ist begeistert, wenn seine Adresse ungefragt weiter gegeben wird. Wenn man so Opfer von Werbemails oder Kettenbriefen wird, braucht man sich nicht zu wundern. / Wenn Streu-E-Mails nicht verdeckt versendet werden, liegt eine, wenn auch oft nur fahrlässige, aber dennoch folgenschwere Verletzung des Datenschutzes vor."

Oft lohnt es sich aber auch, vorher nochmals zu bedenken, dass viele Leute bereits durch Mails überflutet werden und nicht jeden Käse bekommen wollen: Müssen Sie das Mail wirklich an so viele Leute verschicken? Ärgere ich damit niemanden? Vermeiden Sie das massenhafte Weiterleiten von Scherzen, vor allem mit Attachments - der Ärger beim Empfänger könnte sehr gross sein. Leiten Sie auch nie Mails weiter, in denen dazu aufgefordert wird, das Mail an möglichst viele Leute zu senden ("Ericsson verschenkt Handys", "Lage der Frauen in Afghanistan mit Unterschiftensammlung verbessern", "Neuer Virus entdeckt", "Unterschreiben und weiterleiten" - alles Lug und Trug!).

So macht man ein Mail mit BCC (verborgenen Adressen) mit verschiedenen Mailprogrammen:

Hotmail

Windows Live Hotmail ist aus verschiedenen Gründen Schrott - wenn Sie können, wechseln Sie die Mailadresse. Sie tun sich und Ihren MailfreundInnen einen Gefallen.

Nur schon dass das BCC-Feld standardmässig nicht angezeigt wird, ist ein mittlerer Skandal. Wenn Sie ein neues Mail öffnen, klicken Sie rechts oben auf "Cc & Bcc anzeigen":

BCC mit Hotmail

Dann: Adressieren Sie das Mail an sich selbst, schreiben Sie alle anderen EmpfängerInnen in die Bcc-Zeile (getrennt durch einen Strichpunkt - oder einfach durch Klick aufs Adressbuch vor "Bcc" auswählen):

BCC mit Hotmail

Und nochmals: Je mehr Formatierungen Sie verwenden (die Schriftart eines Mails ist VÖLLIG Wurst, wichtig ist der Inhalt), desto grösser ist die Chance, dass Ihr Mail nie ankommt oder nicht gelesen werden kann, da das Programm des Empfängers Ihre Formatierungen nicht versteht.

GMX

Einfach alle EmpfängerInnen in die Zeile "Blindkopie" schreiben, das Mail an sich selbst adressieren.

Outlook

Öffnen Sie wie gewohnt eine neue Nachricht und klicken Sie auf "An" oder "Cc" - es erscheint das Adressbuch. Ziehen Sie alle alle nötigen EmpfängerInnen ins Bcc-Feld.

Outlook Express

Neues Mail öffnen, auf "cc" klicken (Pfeil 1), neues Fenster "Empfänger auswählen" erscheint. Hier eigene Adresse im Feld "Empfänger" und alle anderen im Feld "Bcc" eintragen:

Eudora

Eigene Mailadresse in "To:" schreiben; alle anderen Adressen in die Zeile "Bcc":

Oder aus dem Adressbuch - die Adresseneinträge einzeln auswählen und jeweils unten auf BCC klicken:

Bei anderen gängigen Programmen wie Thunderbird funktioniert es ganz ähnlich.

Fallbeispiel aus dem Januar 2002: So nicht!

Besonders ärgerlich ist es, wenn unnötig viel Traffic erzeugt wird und man die Mail-Empfangenden ärgert. Dieses Beispiel vom Januar 2002 soll als abschreckendes Beispiel dienen. Das Berner Institut für Sprachwissenschaft schaffte es, eines Abends ein Mail mit a) falschem Absender und b) einem fehlerhaften, unbrauchbaren PDF-Attachment zu versenden - mit über 500 EmpfängerInnen alphabetisch geordnet offen sichtbar in der "To:"-Zeile. Dort standen hunderte Namen von A bis M, es ist also zu befrüchten, dass die verantwortliche Person noch ein Mail offen an weitere Leute von N-Z versandt hat. Antworten konnte man nicht - der Absender war falsch. Zudem liess der Postmaster der Uni auf die Anfrage hin, ob er diesen Account bitte sperren möge, verlauten, er habe wegen der falschen Adresse erst noch unnötig viel Arbeit, da er "etwa 50 bounces in der queue" hat, die er nun manuell löschen dürfe...

Doch des Ärgers nicht genug: Ein anderer Mitarbeiter (diesmal von der mit involvierten Zürcher Hochschule Winterthur) schickte das Attachment am nächsten Morgen ohne Worte des Bedauerns oder der Entschuldigung postwendend nach - ein 500KB-PDF, das erst noch an zwei meiner E-Mail-Adressen ging. Ohne die schnelle ADSL-Verbindung hätten die Attachments im Umfang von 1MB das Empfangen der Mails massiv verlängert. Ein Riesenärger - gerade für Leute, die mobil mit wenig Bandbreite mailen.

Dabei wäre es so einfach: Attachments in dieser Grössenordnung sind tabu. Gerade PDFs (in diesem Fall: Ein Call for Papers) sind ideal für Websites; verschickt wird nur der Link dazu. Es existiert sogar eine Website mit dem entsprechenden Dokument - wozu also noch das übergrosse Attachment?

Der Clou: Das PDF umfasst gerade mal zwei A4-Seiten - die scheinbar mit den grundsätzlichen Regeln der Netzbenützung wenig vertrauten Herren (die notabene einen Call for Papers zu einem Internetthema versandten!) integrierten exotische Schriften und schwere bzw. schlecht komprimierte Grafiken ins Dokument. Eine Website dazu mit drei GIFs wäre kaum grösser als 15-20kb geworden.

Wie hiess doch der abgedroschene Spruch? "Unkenntnis schützt vor Strafe nicht." Eine derartige Ansammlung von Unprofessionalität ist für das Image der besagten Institutionen kaum förderlich und ist womöglich gar juristisch anzufechten. Zumindest dürfte ein Verstoss gegen interne Richtlinien und Datenschutzbestimmungen vorliegen.

Manchmal kann man sich mit Fug und Recht fragen, was in der Schweiz im Bereich Internet schief läuft: Im Vorfeld des Berner Medientages stellte man verwundert fest, dass Organisationen eine Tagung zu einem Internetthema machen, aber deren Websites zumeist aber grundlegende Usability-Standards nicht erfüllen. Dazu kommt: Personen, die Kurse zu Webdesign und Inernet geben, senden mir fröhlich Kettenmails, von denen hinlänglich bekannt ist, dass sie Quatsch sind - oder machen auf ihren Websites Anfängerfehler, die in jedem Standardwerk beschrieben sind. Liegts an der nicht standardisierten Ausbildung?

Nobody's perfect, der Verfasser dieser Zeilen sowieso nicht, der ebenfalls keinen Abschluss "Dr. Internet" hat - aber manchmal nur den Kopf schüttelt darüber, wer alles übers Internet in der Theorie redet, aber von der Praxis wenig Ahnung hat. Es sollen hier keine Gräben zwischen Technikern und Theoretikern beschwört werden - dies ist ein Plädoyer für mehr Zusammenarbeit. Es gibt unzählige Fachkkräfte und Informationen zu solchen Themen. Und ein wenig den Kopf schräg halten nützt meistens schon sehr viel. Warum passieren also immer noch solche Dinge?

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Ordnung in der Mailbox

Eine Faustregel im (zumindest geschäftlichen) E-Mail-Verkehr: Antworte schnell, kurz und prägnant. Es gibt nichts Unübersichtlicheres als eine überfüllte Mailbox. Legen Sie in Ihrem Mail-Programm Ordner an (das Hilfe-Programm sagt einem, wie genau - in Netscape: Menupunkt File/New Folder oder Datei/Neuer Ordner), wo man beantwortete oder alte Mails nach Themen sortiert ablegen kann (in Netscape: Symbol FILE, siehe Bildausschnitt oben). Löschen Sie zudem Messages (DELETE), die Sie sicher nie wieder benötigen, um Platz zu sparen. Legen Sie sich zudem ein Adressbuch mit den wichtigen E-Mail-Adressen an, damit man schnell Zugriff auf häufig benötigte Adressen hat (in Netscape: Menupunkt Communicator/Address Book oder Communicator/Adressbuch). Man muss dann das Symbol "Adress" und in der aufklappenden Adressliste die gewünschte Adresse anklicken. Tip: Manche Programme erlauben es, anstatt der ganzen Adresse nur ein Kürzel einzugeben, das man der Adresse im Adressbuch zugeordnet hat. Anstatt "hans.meier@datacomm.ch" kann man z.B. fortan nur noch "hm" eintippen und spart so einige Anschläge. Netscape erkennt Adressbuch-Einträge auch nach einigen Buchstaben und tippt einem automatisch den Namen fertig.  Natürlich gibt es nicht nur die "Inbox", welche die empfangenen Nachrichten enthält, oder jene Ordner, die Du selbst eingerichtet hast. "Sent" enthält alle von Ihnen je versandten Nachrichten, sofern Sie bestimmte Nachrichten nicht daraus gelöscht haben. "Trash" enthält alle gelöschten Nachrichten; in "Drafts" kann man Entwürfe vor dem Versand zwischenspeichern (einfach während dem Schreiben Ctrl+S drücken). In all diese Ordner kommt man, indem man das Pulldown-Menu zwischen Symbolleiste und Nachrichtenübersicht öffnet (lassen Sie sich nicht von den Einträgen unten in der Liste stören; dies sind abonnierte "Newsgruppen", auf die hier eingegangen wird):

Folders 

Vergessen Sie nach der Arbeit an einem fremden Computer nicht, Ihre empfangenen und versandten Nachrichten (auch aus "Trash") zu löschen, wenn Sie nicht wollen, dass andere in Ihrer Post herumschnüffeln. Beachten Sie im Zusammenhang mit Ihrer Privatsphäre auch, dass theoretisch alle (die das entsprechende Wissen haben) entlang der Zustellroute Ihre Mails lesen können. Botschaften werden zudem auf gewissen Mailservern (als Sicherheitskopie im Falle von Abstürzen) mehrere Monate gespeichert. Wer Ihr Passwort hat, kann - ohne, dass Sie dies je merken - die Mails auf seinen Computer laden, indem er die Option "Mails auf dem Server lassen" aktiviert. Geben Sie Ihr Passwort nie weiter, auch nicht an Freundinnen und Bekannte. Ändern Sie es mindestens alle zwei Monate, auch wenn dies mühsam erscheint. Verwenden Sie seltsame Zeichenfolgen wie "amalg22*:-" oder "34gru=/" anstatt offensichtliche Wörter wie "Peterli" oder ein Geburtsdatum. Sie würden schliesslich auch kaum Unbekannte in Ihren Briefen und Tagebüchern stöbern lassen oder Ihre Wohnungsschlüssel draussen stecken lassen.  

Weiter ist wichtig zu wissen: Nur das Herunterladen neuer Nachrichten ist auf Ihrer Maschine passwortgeschützt; in bestehende Briefkästen kommen Unbefugte auch ohne Passwort. Wenn Sie also vertrauliche Nachrichten aufbewahren, tun Sie dies lieber nicht im Mail-Programm. Kopieren Sie den Text lieber in ein Word-Dokument, das man bei Bedarf mit einem speziellen Programm verschlüsseln oder zumindest an einem sicheren Ort auf Diskette aufbewahren kann. Löschen Sie sodann die Mails aus den Mailboxen und dem Trash-Ordner. 

Spielen Sie - dies ist nun ganz generell zu verstehen - mit Ihrem Programm und loten Sie mit dem System "Try & Error" (oder via Hilfeprogramm) seine Stärken und verborgenen Schätze auf - vielleicht ist ja hier was vergessen gegangen...

 


Attachments: Dateien anhängen

Bei der täglichen Arbeit möchten Sie sicher ab und zu Dokumente im Originalzustand zum Empfänger schicken. Dies ist z.B. nötig, wenn man Bilder verschicken oder Word-Dokumente integral versenden will.

Dies ist mit reinem E-Mail-Text aus technischen Gründen nicht zu machen; man muss diese Datei separat ans E-Mail anhängen ("attachen") und dann verschicken. Stellen Sie aber zuerst sicher, dass das Attachment

  • keine Umlaute und Sonderzeichen im Dateinamen enthält (und der Dateiname möglichst kurz und aussagekräftig ist und möglichst auch keine Leerschläge enthält - ein Dateiname "Einladung zur Eröffnung.doc" wäre also alles andere als zulässig, korrekt wäre z.B. "einladung-eroeffnung.doc")
  • nicht zu gross ist (maximal 1 MB, alles andere sollten Sie lieber auf einen Server kopieren und dem Empfänger den Zugriff darauf ermöglichen).

Das "attachen" geschieht je nach Programm mittels einem einfachen Menu-Befehl "File/Attach" oder einem Klick auf das entsprechende Symbol: Erzeugen Sie zuerst eine neue Nachricht, geben Sie EmpfängerIn, Titel und Text ein und klicken Sie auf dieses Symbol, hier das Beispiel für Netscape:

Attachment 

Sie sehen nun eine Suchmaske, mit der Sie die anzuhängende Datei auf der Festplatte suchen und anklicken müssen, sodass Sie zum Versand vorgemerkt wird. Obwohl der Anhängebefehl zumindest bei Netscape "open" oder "öffnen" heisst, wird die Datei nicht geöffnet, sondern "nur" angehängt!  Vollkommene Sicherheit, dass auch alles so ankommt, wie geplant, gibt es leider nicht. Bekannte Probleme sind zum Beispiel falsche Codierungen - anstatt ein Bild erhält man z.B. nur einen ellenlangen Salat von Sonderzeichen.

Zudem: selbst wenn ein Word-Dokument sauber decodiert worden ist, ist noch nicht sicher, ob der/die EmpfängerIn die genau gleiche Word-Version installiert hat wie Sie. Es gibt also auch jenseits der rein E-Mail-technischen Seite weitere Hürden. Sprechen Sie sich vor dem Versand folglich ab, ob die Empfängerin von der Software her kompatibel ist. 

Verschicken Sie niemals Dateien, die grösser als ca. 1 Megabyte / MB (1000 Kilobyte / KB) sind. Erstens kann das Stunden dauern, zweitens werden die meisten Mailserver dieses Attachment nicht durchlassen - und wenn doch, dann ärgern Sie sicher den Empfänger, der vielleicht ein langsameres Modem als Sie selbst hat und kaum einen halben Tag warten will, bis die Datei endlich auf seinen Computer geladen ist.

Fragen Sie den Empfänger von Attachments über 200 kb, ob er die Datei will oder nicht.

Es gibt gute (auch kostenlose) Komprimierungsprogramme (z.B. WinZip), mit denen man Dateien kleiner machen kann als das Original. Der Empfänger sollte allerdings das gleiche Programm haben, um das Attachment wieder dekomprimieren zu können.  Falls Sie selbst ein Attachment bekommen haben, wird dieses in Netscape direkt dargestellt, sofern der Browser dies kann. Andernfalls steht nach dem Mail ein Feld der folgenden Art: 

Attachments öffnen 

Klicken Sie nun auf den unterstrichenen Teil (hier: winmail.dat - mehr Infos zu dieser Datei in den FAQ); das der Anwendung zugeordnete Programm startet nun automatisch (oder man wird entweder gefragt, mit welchem Programm man die Datei öffnen will oder ob man die Datei direkt öffnen oder zuerst separat abspeichern will), und die Datei sollte bald mal auf dem Schirm erscheinen. 

Andere Programme speichern die Dateien in ein separates Verzeichnis, das man selbst definieren kann. Meist enthält die Nachricht in diesem Fall eine Zeile "Attachment Converted: test.doc" - man muss die Datei (z.B. im Explorer) nun suchen und manuell mit dem entsprechenden Programm öffnen.


Bekannte Probleme mit E-Mails

  • Mail kommt zurück, meist mit einer Mitteilung "Delivery Failure" oder "Unable to Deliver" - prüfen: War die Adresse korrekt? Funktioniert der Mailserver?
  • Mail wird nicht zugestellt: Kommt sehr selten vor. Bei äusserst wichtigen Mitteilungen verlangt man vom Absender einfach eine Ankunftsbestätigung. 
  • Falsche Attachment-Codierung: Ihr Computer kann ein Attachment nicht korrekt Decodieren, da die entsprechene Anwendung fehlt. Schicken Sie dem Absender einen Hinweis, dass er eine andere Attachment-Art (MIME, BinHex, Base 64) wählen soll (unter "Edit/Prefences/Messages", dort "Using the quoted printable MIME encoding"). Falls er jetzt bloss "Bahnhof" versteht, lassen Sie sich die Datei lieber auf einer Diskette schicken... und verordnen Sie der anderen Person einen Kurs, dass man im 21. Jahrhundert auf dem Computer wohl oder übel bestimmte Funktionen zu beherrschen hat, wenn man im Internet dabei sein will.
  • Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit auf der Homepage Ihres Providers, ob sich die Options-Einstellungen geändert haben. Eventuell muss man danach die Einstellungen des Mailprogrammes selbst ändern (z.B. Servername).
  • Werbemails (Spam): Lesen Sie in der Anleitung des Mailprogramms nach (meist unter dem Menupunkt "Help", "Hilfe", "Filters" oder "Junk"), wie man ev. Filter gegen solche Störenfriede einrichten kann. Höfliche Bitten an den Urheber, solche Belästigungen zu unterlassen, helfen nichts, können sogar zu noch mehr Werbemails führen - denn der Werbetreibende weiss anhand einer Reklamation sicher, dass diese Mail-Adresse funktioniert... siehe auch Tipps zuoberst auf dieser Seite.

Das Märchen der Mail-Viren /
Gefährliche Attachments

Falls Sie E-Mails bekommen, die vor Computer-Viren warnen oder ankündigen, dass jemand gratis dies und jenes verschenkt, leiten Sie diese bitte niemals weiter.

Irgend ein Spassvogel hat solche Geschichten etwa 1997 angefangen und damit eine äusserst unangenehme Kettenreaktion ausgelöst. Sie outen sich zudem bei VielsurferInnen als Neuling, wenn Sie solche Kettenbriefe weiterschicken. Und nicht zuletzt: Sie nerven die meisten Ihrer Mitmenschen oder machen sich unbeliebt.

Die Mitteilungen beinhalten meist folgenden oder einen ähnlichen Text: "Heute morgen haben wir von IBM die Mitteilung bekommen, dass gefährliche E-Mails im Umlauf sind. Wenn Sie ein Mail mit dem Titel GOOD TIMES oder PENPAL GREETINGS erhalten, löschen Sie diese umgehend, sonst wird Ihre Festplatte gelöscht". Oder man drückt auf die Tränendrüse: "Ich suche dringend einen Organspender..." / "Rettet die Menschenrechtsgruppe XY in ABC". Meist haben solche Versände den Zweck, funktionierende Mailadressen für Werbeversände zu sammeln.

Sie machen sich mitverantwortlich und ärgern andere, wenn Sie gedankenlos und gutmütig auf solche mühamen Auswüchse des Internet eingehen!

Solche Mythen ("urban legends") und deren Entstehung werden übrigens auch wissenschaftlich untersucht; hier hat es eine Sammlung von Links zu Hoaxes und mehr zu diesem Thema

Während Mails selbst keine Viren beinhalten können (es sind reine Text- und keine Programmdateien), können Attachments sehr wohl gefährlich sein. Leiten Sie aber auch keine Kettenbriefe weiter, die davor warnen; das Muster ist dasselbe, wie oben beschrieben. Öffnen Sie jedoch keine Attachments aus dubiosen oder unbekannten Quellen. Insbesondere Word-Dateien (meist mit der Endung DOC nach dem Dateinamen) können Makroviren verbreiten, die Textverarbeitungen schwer schädigen können. Zudem sind Dateien mit der Endung EXE sehr gefährlich; ein Doppelklick auf so ein Attachment kann Ihre Festplatte sehr wohl löschen. Leider werden oftmals vermeintlich "lustige" EXE-Attachments versandt; beim öffnen dieser Dateien hüpft ein virtuelles Tierchen über den Bildschirm oder ähnlich. Solche Niedlichkeiten mögen zwar gut gemeint sein, man sollte aber die Finger davon lassen, wenn einem seine Dateien am Herz liegen. Schicken Sie dem Absender solcher Überraschungen eine höfliche Mitteilung, dass Sie lieber keine solchen Dateien mehr erhalten möchten. Löschen Sie EXE-Dateien umgehend (danach auch aus dem Papierkorb entfernen!), ohne sie zu öffnen - ausser Sie sind 100%ig sicher, dass die Dateien "sauber" sind. Antivirenprogramme (Fachhandel) sind eine gute, aber nicht absolut sichere Hilfe.

NB: Die Dateiendungen werden in der Standardinstallation von Windows ohne "Extension" (drei Buchstaben nach dem Dateinamen, durch einen Punkt getrennt) angezeigt. Eine Word-Datei erkennt man dabei bloss am Symbol (blaues W-Logo) oder an der Beschreibung im Explorer, nicht aber an der Endung ".doc". Um bezüglich des Dateityps sicher zu sein, kann man im Windows-Explorer unter Ansicht / Ordneroptionen (Windows 98), Extras / Ordneroptionen (Windows 2000 oder Me) oder Ansicht / Optionen (Windows 95) und der Abteilung "Dateitypen" oder "Ansicht" die Option "Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden" deaktivieren:

  Ordneroptionen 

Eine Datei "setup" wird fortan als "setup.exe" oder "setup.ini" angezeigt sein - nun ist klar, dass es sich bei ersterer um ein exe-File handelt ("executable", ausführbar, folglich gefährlich bezüglich Viren) und bei letzterer um eine Konfigurationsdatei einer Anwendung (oder ganz einfach um eine ungefährliche Datei). 

Viele Viren verbreiten sich nach wie vor rasant, weil es zu viele gutgläubige User gibt, die denken, ihnen könne nichts passieren - dabei gilt im Netz die selbe Vorsicht wie im Strassenverkehr. Wichtige Ausschnitte aus einem Artikel im "Tagi" vom 24.6.2004: "Aber auch jeder einzelne Computeranwender ist mehr denn je gefordert. Kein Weg führt daran vorbei, einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Computer zu lernen. Plattner zufolge ist es pure Dummheit, wenn die Leute Dateien öffnen, die einem E-Mail angehängt sind: «Aber sie werden gescheiter.» Für den naiven Anwender hat es im Internetzeitalter keinen Platz mehr. Denn ein Leben ohne Schädlinge und Spams wird es nie mehr geben, wir werden sie als einen Teil unserer Cyberexistenz akzeptieren müssen. Aber wir können uns davor schützen. «Prävention» heisst das Stichwort. Aber Sicherheit ist ein grosses Geschäft; sie ist kaum kostenlos zu haben. E-Mail und Internet werden also weder kollabieren, noch werden sie unbrauchbar. Der Preis dafür ist aber ein Stück Freiheit. Am besten nimmt man das wie Bernhard Plattner: «Das ist wie im Strassenverkehr. Man kann nicht einfach drauflosfahren. Normalerweise werden Einschränkungen für mehr Sicherheit akzeptiert.» "

Darum wäre ein "Netz-Führerschein" nicht schlecht: Einen halben Tag alle Tipps dieser Seite durchackern - und schon macht man keinen Humbug mehr im Netz, der auch andere gefährdet... denn immerhin verursachen die klassichen Netz-Todsünden Milliardenschäden, ebenso wie Fehler im Strassenverkehr.

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Web Based Mail und mehr: Gratis-Dienste, Weiterleitungsadressen und Telnet

Gratis-Maildienste (Web Based Mail: Abruf der Mails im Webbrowser) und/oder Weiterleitungs-Services wie GMX, Freesurf, Bluemail, Yahoo oder Hotmail sind äusserst beliebt. Man kann so z.B. ein Leben lang die gleiche Mail-Adresse behalten, auch nach einem Providerwechsel.

Das Vorgehen ist denkbar einfach: Besuchen Sie die Website eines Web-Based-Mail-Anbieters und geben Sie den gewünschten E-Mail-Namen ein (z.B. hallo22@freesurf.ch). Bei den meisten Anbietern können Sie eine Weiterleitungsadresse definieren, an die alle Mails automatisch "forwarded" werden. Geben Sie an Kolleginnen und Kollegen nur die Adresse hallo22@freesurf.ch weiter. Sobald Sie ev. eines Tages den Provider wechseln, gehen Sie auf die Homepage von Freesurf und ändern die Weiterleitungsadresse - all Ihre Mail-FreundInnen müssen sich aber keine neue Adresse merken. Beachten Sie also, dass Sie einen Dienst mit Forward-Möglichkeit auswählen! Da die Angebote ständig wechseln, hat es keinen Sinn, hier bestimmte Anbieter aufzulisten, die das sicher anbieten.

Bei fast allen Gratisdiensten hat man (passwortgeschützt) via eine Website Zugang zu seinen Mails (webbasiertes Mail, web based mail) - man kann diese weltweit auf jedem Computer abrufen, der einen Browser installiert hat. Ihre Nachrichten liegen jedoch auf irgend einem Server und sind somit nicht sehr gut vor allfälligen Hackern geschützt. Für vertrauliche Informationen eignet sich dieser Weg folglich kaum. Vergessen Sie nicht, vor der Abreise die Weiterleitungsfunktion zu deaktivieren! Sie werden sonst nur eine leere Mailbox vorfinden.

Im äussersten Notfall (kein oder zu alter Browser installiert) kann man E-Mails auch via den Internet-Dienst TELNET abrufen, der auf fast allen ans Netz angeschlossenen Computern funktioniert. Dies kann besonders auf schlecht ausgerüsteten Geräten nützlich sein, bedingt aber gewisse vertiefte Computerkenntnisse. Zudem müssen Sie alle Angaben Ihres Mailkontos kennen (Mailservername, Login, Passwort).

Auf Windows-PCs geht dies so: Startmenu öffnen, "Ausführen" (oder in der englischen Version: "Run") klicken:

Im folgenden Feld "telnet" plus den Servernamen eingeben, also z.B. "telnet mail.bluewin.ch" und OK klicken. Nun sollte sich das Fenster des Telnet-Programms öffnen. Falls nicht, vergisst man's am besten gleich. Wenn's geht: Nach erfolgter Verbindung muss man Username und Passwort eingeben - und nach erfolgreicher Anmledung eine Reihe von teils kryptischen Befehlen. Diese erfahren Sie auf der Website Ihres Anbieters - schauen Sie aber vor der Abreise nach... Oftmals ist z.B. "pine" eingeben einen Versuch wert (mit Enter bestätigen - Pine ist ein verbreitetes Mailprogramm unter Telnet).

Falls nun wiederum nix passiert: oops, finito. Falls Pine erscheint, wird man einigermassen verständlich durchs Programm geführt ("i" öffnet die Inbox, mit "q" verlässt man Pine wieder usw.). Die Bedienung erinnert an gute alte MS-DOS-Zeiten.

An sich ist diese Funktion jedoch kaum mehr gebräuchlich, denn fast alle Netzcomputer haben auch einen Browser - und mit den meisten webbasierten Gratismailservices hat man über eine spezielle Funktion ("Get POP Mail") auch Zugriff auf allfällige weitere Mail-Konten in der fernen Heimat. Hier muss man einfach auf der entsprechenden Website die Mail-Einstellungen von zu Hause samt Passwort eintragen und am besten die Option "Leave Mail on Server" wählen (die Mails bleiben dann auf dem Server; sie können zu Hause nochmals abgerufen und archiviert werden). Will man dann nebst den Mails, die man auf die Adresse des Gratisdienstes bekommen hat, auch auf jene des "Haupt-Mail-Kontos" daheim zugreifen, genügt meist ein Klick auf "Get POP Mail" oder "Check other mail".


Emoticons und Netiquette

Sie haben es sicher auch schon erlebt, dass jemand Ihre Ironie falsch verstanden hat. Gerade im schnellen E-Mail-Verkehr passieren immer wieder solche Missverständnisse. Wenn man nicht sicher ist, kann Klarheit durch "Emoticons" geschaffen werden (Mix zwischen "Emotion" und "Icon"). Dies sind um 90 Grad im Gegenuhrzeigersinn verkehrte Gesichter mit bestimmten Gefühlsregungen - drehen Sie Ihren Kopf nach links, und Sie sehen, was gemeint ist.

Wenn man etwas humorvoll meint, das nicht auf den ersten Blick sichtbar ist, benützt man einen "Smiley" - Doppelpunkt (Augen), Bindestrich (Nase), offene Klammer (lachender Mund). Falls Sie gerade traurig sind, können Sie das traurige Gesicht wählen (geschlossene Klammer für traurigen Mund am Schluss). Listen weiterer Emoticons gibts hier oder hier. Zudem sollte man die Netiquette nicht ganz vergessen - kleine Mail-Knigges gibts hier oder etwas kürzer hier.

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Mail-FAQ

Haben Sie eine Frage? Benützen Sie das Formular oder senden Sie ein E-Mail.

Anne-Regula fragte am 29.11.2001: "Eine Freundin schickt alle paar Wochen einen Newsletter mit ihren neusten Erlebnissen, Abenteuern, Problemen oder Freuden. Das stellt mich zwar jedesmal auf, aber immer häufiger bekomme ich statt eines leicht leserlichen E-Mails einen Zeichensalat mit HTML-Befehlen. Ist es möglich, diesen als Website sichtbar zu machen oder muss ich tatsächlich weiterhin zwischen allen Befehlen die Botschaft suchen?

Antwort: Man sollte E-Mails mit Rücksicht auf Dutzende von verschiedenen Mailprogrammen ohne Formatierungen verschicken. Viele Leute sehen statt bunten Schriften und Hintergründen bloss einen unangenehmen Zeichensalat. Vielen Laien ist dies leider unbekannt, und sie denken, den EmpfängerInnen eine Freude zu machen - sie tun aber das Gegenteil. Dummerweise braucht Deine Mailkollegin auch Hotmail, wo diese Einstellung (Symbolleiste für Textauszeichnungen die fett/kursiv und Schriftarten usw., genannt auch RTF-Mail) viel zu weit oben ist. Für technisch nicht versierte MailerInnen ist es unverständlich, warum sie denn genau das eben NICHT verwenden sollten. Unter dem Strich bleiben drei Möglichkeiten:

  • E-Mail-Software wechseln (neues Programm verwenden, das diese Formatierungen darstellen kann)
  • Für erfahrene UserInnen: HTML-Code aus dem Mail kopieren und in einem HTML-Editor-Fenster einfügen
  • Am besten: AbsenderIn höflich mitteilen, sie soll bitte ausschliesslich "Plain Text" verwenden (Fachchinesisch für unformatierten Text) und von den Optionen "Styled text" oder "RTF" die Finger lassen. E-Mail ist nicht für farbige Botschaften mit fetten und kursiven Teilen gemacht, sondern eben für Text ohne Auszeichnungen. Dies ist auch in verschiedenen Netiquette-Foren nachzulesen. Etwas anderes ist es, wenn man genau weiss, dass die Empfangenden solche Formatierungen empfangen können und/oder schätzen, z.B. in Firmen oder Verwaltungen mit einer Exchange-/Outlook-Architektur.

Nachtrag vom Januar 2004: Es gibt nun einen weiteren Grund, keine HTML-Mails zu versenden. Antispam-Programme klassieren solche eher in die Kategorie "Spam" (also: unerwünscht, sprich zu löschen) als unformatierte Mails. Das Tool "Spam Assassin" zum Beispiel gab bei einem HTML-Mail folgendes aus: "Content analysis details: NO_REAL_NAME (0.8 points) From: does not include a real name TO_EMPTY (2.6 points) To: is empty HTML_40_50 (1.1 points) BODY: Message is 40% to 50% HTML HTML_MESSAGE (0.1 points) BODY: HTML included in message HTML_FONT_BIG (0.3 points) BODY: FONT Size +2 and up or 3 and up HTML_FONT_COLOR_BLUE (0.1 points) BODY: HTML font color is blue MISSING_HEADERS (0.5 points)" Fazit: Je mehr HTML, desto grösser ist die Chance, dass Ihr Mail den Empfänger nie erreicht oder von diesem nicht gelesen werden kann...

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Patrick fragte am 12.1.2002: "Ich erhalte oft Attachments namens winmail.dat - was soll das?"

Antwort: Da zitiere ich doch gerne andere: "Die Datei winmail.dat deutet auf einen Fehler hin, der ensteht wenn eine Mail von OL[Outlook]2000 im Rich Text Format (RTF) verschickt wird, das dabei benutzte TNEF kann vom Empfänger nicht interpretiert werden. Abhilfe: Entweder das Standardformat zum Senden von Nachrichten auf 'Nur Text' umstellen, oder in den Kontakten bei dem problematischen Empfänger 'e-mail als nur-Text senden' aktivieren." Auf deutsch: Sagen Sie Ihrem Mailpartner, er soll doch bitte keine Formatierungen in seinen Mails verwenden (fett, kursiv, farbig usw.). Mehr dazu siehe obige FAQ-Frage... oder hier beim PC-Tipp. Extractors für Winmail-Dateien gibts z.B. hier - damit lassen sich die Inhalte dann doch noch darstellen.

Claudia fragte am 8.8.2002: "Kann man beim Einlesen der Post die Attachments auslassen? Wenn ich mit Laptop im Ausland bin, möchte ich nicht alle Fotos, die ich zugeschickt bekomme, vom Server herunterladen. Das mache ich dann mit dem Heim-PC."

Antwort: Kein Problem. In jedem guten Mailprogramm kann man in den Optionen die maximale Grösse der zu downloadenden Mails bestimmen. Zudem kann man sagen, ob die Mails nach dem Download noch auf dem Server verbleiben sollen. Hier Beispiele für Eudora (Leave mail on server, Delete from server after ... days, Skip messages over ... kb in size):

Wenn man mit dem Notebook auf Reisen geht, kann man solche Funktionen ideal nützen: Die Grösse der zu downloadenden Mails sollte auf rund 30-50kb eingestellt werden. So bekommt man sicher alles, was nur Text ist - die übrigen Mails verbleiben auf dem Server und werden erst auf ausdrücklichen Befehl des Users heruntergeladen. Dafür muss man wiederum einen bestimmten Befehl wählen oder Button klicken. Die Anleitung des benutzten Mailprogramms im Hilfe-Menu sagt, wie. Angenehmer Nebeneffekt: Mails mit Viren bleiben in der Regel aus, denn das Attachment wird nicht vom Server auf den Computer geladen, sondern kann auf dem Server gefahrlos gelöscht werden. Zudem bleiben die Mails - richtige Einstellung vorausgesetzt - auf dem Server und kommen auf dem Heim-PC ebenfalls nochmals rein. Alternative: Fast jedes Mailkonto lässt sich mit Webmail lesen. Die Login-Angaben gibts beim Provider. Auch wenn man dann stets online sein muss, kann man unterwegs die Mails auf diese Weise gut sortieren. Was man sicher nicht braucht, kann man löschen - alles andere bekommt man zurück am Heim-PC nochmals zugestellt. Der Vorteil: Beim Webmail werden in der Regel zuerst nur die Texte angezeigt, Attachments kann man durch einen Klick darstellen oder eben weglassen, wenn's zu lange geht.

Manu fragte am 3.10.2002: "Ich habe ein E-mail mit dem Absender gheim@telenet.ch bekommen, diese Adresse gibt es anscheinend aber nicht, denn ich konnte nicht antworten. Es gibt aber die E-mail Adresse gheim@gmx.ch. Wie ist es möglich, dass der Absender falsch ist?"

Antwort: Absender lassen sich ganz einfach fälschen, indem man im Mailprogramm in die Optionen wechselt und dort bei "from" oder "reply to" eine falsche Adresse eingibt. Das kann jeder, und es lässt sich nicht verhindern. Allerdings lässt sich über die sogenannten Mailheader (normalerweise unsichtbare Angaben über die Server, über die das Mail ging, bis es zum Adressaten gelangte), die in jedem Mail stehen, zumindest feststellen, welchen Weg das Mail genommen hat oder von welcher Organisation es kam. Profi-Fieslinge können aber auch die Header fälschen. Ein klassischer Header eines Spams ist hier ersichtlich. Diese Header lassen sich in fast jedem Mailprogramm sichtbar machen ("View full headers"). Hier steht, wie Sie Headers analysieren können - und IP-Adressen können Sie hier einem Betreiber zuordnen. Wenn man bedroht wird und der Bösewicht kein Profi ist, lässt sich anhand der Mailheader rausfinden, wer es war (z.B. über die Zeile "X-Originiating-IP") - allerdings muss ein schwerwiegender Fall vorliegen und Anzeige erstattet werden. Die Behörden werden dann beim Provider des Bedrohers in Erfahrung zu bringen versuchen (rechtliche Grauzone!), wer um welche Zeit mit einer bestimmten IP-Adresse (meist wechselnder Zahlenblock, der Internetsurfer jederzeit identifiziert) unterwegs war. Anhand der Zuordnung von bestimmten Benutzerdaten (z.B. Telefonnummer bei DFÜ-Verbindungen) lässt sich der Angreifer eventuell eruieren - Pech allerdings, wenn dieser gefälschte Angaben verwendet hat... dann trifft die Sache nämlich unbescholtene Menschen; alles schon passiert. Grundsätzlich gilt zudem: Niemals auf anonyme oder sonst verdächtige Mails reagieren oder antworten, schon gar nicht auf Werbemails (Spam), sondern einfach löschen - sonst wissen die Spammer nämlich, dass es Ihre Adresse tatsächlich gibt und werden Sie weiter mit unerwünschten Mails bombardieren. Hier sind vor allem die Provider gefordert - sie sollten funktionierende und stets upgedatete Filter gegen Viren-Attachments und klassische Spams einrichten, wie dies z.B. GMX im Jahr 2003 getan hat. Reklamationen bei Server-Betreibern, die man aus dem Header ausfindig gemacht hat, sind zwar möglich, nützen aber selten etwas.

Annika fragte am 23.10.2002: "Ich habe von einer unbekannten Adresse ein Attachment mit einem Virus bekommen. Wie kann ich am besten den Absender darauf aufmerksam machen, dass er einen Virus auf dem PC hat?"

Antwort: Am besten gar nicht - das konnte man bis etwa Mitte 2002, dann kamen die ersten Viren, die Absenderadressen fälschten. Man weiss also nie, von wem ein Virus tatsächlich kommt. Besonders ärgerlich ist dies für an sich gewissenhafte Zeitgenossen, unter deren Namen Viren verbreitet werden. Schuld sind daran jedoch - das kann man ruhig so sagen - dämliche User, die keinen aktuellen Virenschutz auf dem PC haben und/oder Mail-Adressen in Massenmails nicht in der BCC-Zeile verstecken. Viren suchen sich nämlich Mailadressen irgendwo auf dem PC zusammen - sobald irgend eine Adresse auf irgend einem PC ist, läuft der Besitzer der Adresse Gefahr, entweder Viren-Attachments zu erhalten oder als vermeintlicher Absender eines solchen Mails dazustehen. Man kann es nicht genug sagen: Wer Mails an KollegInnen - egal, ob sie sich kennen oder nicht - sendet und die Adressen offen im Mail sichtbar sind, macht sich mitverantwortlich für einen eventuell eintretenden Riesenärger und/oder materiellen Schaden bei Leuten, die er gar nicht kennt. Höchste Zeit, dass es Gesetze gegen solch verantwortungsloses Verhalten gibt. Und wer keinen aktuellen Virenschutz hat und deshalb Schaden bei anderen anrichtet, sollte man ebenfalls ruhig wegen grobfahrlässigen Verhaltens einklagen können.

Willi fragte am 20.3.2003: "Ich werde in letzter zeit häufig von Nachrichten übers Internet belästigt. In diesen Nachrichten weisen die Verfasser auf ihre Homepages hin. Mich stört es deshalb weil ich dabei ständig beim Surfen und Spielen via Internet unterbrochen werde."

Antwort: Falls Sie Popupfenster von Websites meinen (kleine Websitefenster, die sich von selbst aufklappen), dann müssten Sie einen Browser verwenden (z.B. Mozilla), wo Sie diese Funktion in den Optionen ausschalten können. Es gibt auch Anti-Werbe-Filterprogramme mit Popup-Schutz. Falls Sie Messenger-Fenster meinen, sollten Sie (wenn Sie diesen nicht benötigen) den Windows Messenger deaktivieren. Hier steht wies geht. Und es gibt noch eine dritte Möglichkeit: Spam per Windows-Nachrichtendienst. Diesen sollten Sie in dem Fall deaktivieren - Infos dazu hier, hier oder hier.

Gustav fragte am 9.10.2003: "Ich musste zig Verwandten den Blaster-Virus entfernen. Niemand hatte sein Betriebssystem davor geschützt, obschon es ja in der Presse laufend hiess, man solle sich Patches herunterladen. Wie ist den Leuten zu helfen?"

Antwort: Ich freue mich auf den ersten Prozess, bei dem jemand verurteilt wird, weil er sich im Internet fahrlässig verhalten hat. Dazu gehört für mich das Versenden von Mails mit massenhaft sichtbaren Adressen, das Surfen ohne Virenschutz sowie das Nicht-Up-To-Date-Halten seines Systems. Leider haben die PolitikerInnen noch nicht begriffen, dass solch grundlegendes Wissen breit gestreut werden muss - z.B. schon in der Grundschule. Doch selbst in sogenannt "gebildeten" Schichten ist das Wissen über solche Dinge bescheiden. Dass die beschriebenen fahrlässigen Praktiken durchaus strafbar sind, ist hier weiter beschrieben. Leider funktioniert der Mensch (hier vor allem auch PolitikerInnen und Medien) offenbar in vielem so: Ohne Peitschenhiebe keine Besserung. Erst, wenn ein Ahnungsloser verurteilt wurde, weil er unwissend die Daten anderer zerstört hat, wird wohl endlich breit über Sicherheit in Datennetzen diskutiert.

Jochen fragte am 1.11.2003: "Ich würde gern ein Foto von mir direkt in eine Mail einbinden, also nicht über einen Anhang. Braucht man da ein e-mail-Programm wie Outlook oder Eudora?"

Antwort: Wenn du das wirklich willst - ich rate davon ab - dann geht das am sichersten über eine Website, die du ins Netz stellen musst. Nur dann (und daher würde ich davon abraten) hast Du Gewissheit, dass der Empfänger alles auch so sieht wie du wolltest. Bilder einbinden in ein Mail führt nämlich automatisch dazu, dass die Nachricht HTML-codiert wird, das Bild wird dann wie auf einer Website mit IMG SRC... eingebunden. Da aber viele Leute keine Freude an HTML-Mails haben (u.a. wegen Virengefahr, siehe auch hier) und diese Funktion daher ausgeschaltet haben, macht es wenig Sinn, ein Bild in den Mailtext einzubauen. Ohnehin kann man heute erwarten, dass Bilder - gerade wenn man es an mehrere Leute senden will - nicht attacht, sondern auf einem Server abgelegt werden. Man verschickt dann bloss den http://- Link zum Bild. So können die Empfänger selbst entscheiden, wann sie das Bild betrachten wollen. Sie sind dann nicht gezwungen, das Bild womöglich in einem unpassenden Augenblick herunterzuladen - und es kann auch keinen Mailserver blockieren (siehe auch hier).

Anita fragte am 12.4.2004: "Ich bekomme etwa 200 Spams pro Tag - was kann ich dagegen tun?"

Antwort: Das Problem liegt darin, dass du deine Mailadresse entweder auf einer Website (oder in einem Forum) offen plaziert hast, wo sie Spammer durch automatische Sysetem "abgrasen" können - und/oder die Mailadresse etwas allzu leichtgläubig verwendet hast (z.B. viele KollegInnen hast, die Deine Adresse in Kettenmails oder anderen Mails offen in der Gegend herumgesandt haben, siehe hier). In jedem Fall befindet sich Deine Adresse nun schon in den Spammer-Datenbanken und wird wohl auch rege weiterverkauft. Die eleganteste Lösung: Benutze die Adresse nicht weiter, sondern erstelle eine neue - und befolge danach peinlich genau alle Tipps auf dieser Seite (und auch die hier folgenden). Es bleiben aber auch folgende Möglichkeiten:

  • Filter einrichten: Viele Provider bieten einen Spamfilter an, oft auch einen Virenfilter. Fast jedes Mailrprogramm hat zudem einen Spamfilter (Nachteil: die Mails werden in der Regel heruntergeladen, bevor sie gefiltert werden, was aber im ADSL-Zeitalter nicht mehr so schlimm ist)
  • Die Mailadresse auf eigenen Websites "cloaken" (für Spammer-Mail-Such-Roboter unsichtbar machen), z.B. mit Javascript oder einer bestimmten Codierung.
  • Verwende im Mailverkehr mit dir nicht gut bekannten Personen oder mit Leuten, von denen du weisst, dass sie vom Internet wenig Ahnung haben und z.B. Kettenbriefe oder ähnlichen Mist versenden, eine alternative Mailadresse (z.B. GMX oder web.de, die schon einen guten Spamfilter eingebaut hat).
  • Verwende in Internetforen oder für Onlineshopping auf jeden Fall eine solche Alternative Adresse.
  • Gewisse Firmen bieten Online-Filter an - alle Mails laufen zuerst durch deren Filter, Müll wird dabei ausgefiltert.
  • Mehr zum Thema Spam gibts auf hunderten von Websites, u.a. hier oder hier.

Günter fragte am 25.10.2004: "Ich hätte gern eine Information wie es sich bei E-Mail Adressen mit der Gross- bzw. Kleinschreibung verhält. Für meinen Kenntnisstand ist es egal, ob ich bei einer Adresse schreibe z. B. GMeier@...... oder gmeier@.... oder gar gMaier@..... unabhängig wie ich es seinerzeit bei der Anmeldung eingetragen habe."

Antwort: Das kommt auf den Provider bzw. Betreiber des Mailsystems an. Unix-/Linux-Server machen sehr wohl einen Unterschied. "gmeier" ist da jemand anderes als "gMeier" oder "GMeier". Windows-Server machen keinen Unterschied. Allerdings kann man jedes System so umbiegen, dass alles wieder anders ist. Im Zweifelsfall fragen Sie am besten Ihren Provider - oder Google.

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